Você já pensou em otimizar suas tarefas utilizando o gmail para empresas?
Poucas pessoas sabem, mas, essa ferramenta online é capaz de amplificar suas opções de organização e gerenciamento em qualquer setor, acelerando os processos.
Com apenas algumas alterações simples no seu modo de utilizar o email corporativo, você pode aproximar a empresa dos seus clientes, melhorar a comunicação com funcionários e muito mais.
Para isso, esse artigo traz de forma objetiva sete hacks super úteis para você botar em prática já! Sem enrolação, confira abaixo.
1. Cancelamento de e-mails enviados
Com certeza você já deve ter passado pela situação no mínimo constrangedora de mandar um e-mail por engano, não é?
Com o recurso Desfazer do Gmail o usuário é capaz de literalmente voltar no tempo e corrigir qualquer erro.
Quando essa ferramenta está ativada, um link para desfazer o e-mail enviado é automaticamente exibido.
Caso o usuário deseje pode clicar no link e a entrega é interrompida mandando o material para a caixa de rascunhos.
Dessa forma, podendo ser revisado, editado ou excluído. Ao ativar o recurso de Desfazer você ainda pode programar um temporizador para a janela entre 5, 10, 20 ou 30 segundos.
Ativá-la é bem simples:
- Vá até configurações de sua conta no ícone de engrenagem;
- Navegue até “Cancelar envio” e clique em “Ativar”;
- Por fim, selecione o temporizador se sua preferência.
2. Utilize o Google Meet
As reuniões empresariais são além de necessárias cada vez mais frequentes, contudo, nem sempre é possível o encontro pessoal.
Sem falar que em tempos de pandemia esse tipo de recurso se mostrou mais do que obrigatório é uma ótima saída para soluções rápidas.
O serviço de videoconferência do Meet no Google já é totalmente integrado ao Gmail e apesar de existirem outras possibilidades como o Zoom, ainda é recomendável que as empresas utilizem as ferramentas do google.
Existe inclusive a possibilidade de marcar videoconferências com o auxílio do Google Agenda, facilitando ainda mais o uso dessa ferramenta, confira:
- Crie um evento na data específica pelo Agenda;
- Clique em adicionar convidados e adicione os respectivos emails;
- Pressione Salvar e depois Enviar para notificar ao grupo.
3. Instale o Gmelius
Possivelmente uma das extensões com maior quantidade de recursos para o gmail.
Apesar de não ser amplamente divulgada, a Gmelius é capaz de alterar diversas posições na interface do e-mail, personalizando o layout de acordo com suas necessidades.
- Permanência dos campos Cc e Bcc nas janelas de mensagem;
- Dimensionar automaticamente tamanho das imagens no corpo do e-mail;
- Transforma o ícone “clipe de papel” para um que represente o arquivo anexo;
- Destacar cabeçalhos dos e-mails no seu painel principal ao passar o cursor.
Além dessas funções de utilidade organizacional, o Gmelius também traz outras ferramentas como:
- Uso de templates para sua caixa de e-mail;
- Agendamento do envio de mensagens;
- Rastreamento de mensagens recebidas e;
- Lembretes para organizar melhor sua agenda.
É possível adquirir essa extensão de forma gratuita pela internet, contudo, também existem planos pagos que ajudam a otimizar as funções do gmail para empresas.
O investimento é de cerca de 5 dólares mensais e a ferramenta adiciona relatórios gerenciais para o usuário.
4. Usufrua do Gmail Offline
Sem internet. E agora, o que fazer quando surge algo urgente e você não tem nenhuma WiFi próxima?
Calma, o gmail também funciona offline, o usuário pode acessar seu painel, ler e responder mensagens além de várias outras funções.
Contudo, para ter acesso a esse tipo de luxo, você precisa ter instalado no seu dispositivo uma versão do Chrome.
Quanto mais atualizada a versão que você estiver usando, mais eficiente será sua relação com o Gmail Offline.
Para ativar esse novo modo no gmail basta seguir esses passos:
- Clicar em configurações e depois em “Ver todas as configurações”;
- Selecione o guia Off-line e marque a seleção Habilitar correio offline;
- Clique em Salvar alterações e pronto.
5. Aproveite a função Criar Lembretes no gmail para empresas
A função Criar evento pode ser usada para várias finalidades quando focada de maneira inteligente, como o acompanhamento de e-mails e notas importantes para a empresa.
Dessa maneira o usuário é capaz de criar um calendário muito mais organizado sem falar que no caso de e-mails do tipo convite o gmail fará um link para o e-mail em questão e preencherá automaticamente a barra “Assunto” com o título do evento.
Apesar de negligenciado pela maioria das empresas, o passo a passo para criar um evento no gmail é bem simples. Basta clicar no botão “Mais” e selecionar Criar Evento. Simples, não?
6. Defina respostas automáticas no gmail para empresas
Nesse hack voltamos a discutir sobre o ativo Tempo. Ganhar agilidade nos processos empresariais sem perder a qualidade do serviço é o sonho de qualquer empresário.
E com essa ferramenta do gmail é possível chegar mais próximo dessa meta.
Sabemos que é comum as dúvidas geradas por clientes internos e externos, sem falar no contato frequente de recebimento de e-mails. Desse modo, fica inviável perder tempo respondendo um por um.
Sendo assim, com o gmail o usuário é capaz de criar um corpo de e-mail com resposta automática, apresentando-se a todos aqueles que enviaram uma mensagem.
Além de ganhar tempo, gera a sensação de profissionalismo por parte da empresa.
7. Crie caixas de prioridade no seu gmail para empresas
Outro fator muito negligenciado pelas empresas é a categorização das mensagens de acordo com a sua prioridade. Criar caixas de prioridade permite organizar seu material, dos usuais aos mais críticos.
Esse recurso do gmail classifica as suas mensagens de acordo com a prioridade: importante e não lidos, com estrela e todo o resto.
Para ativar:
- Clique em configurações depois em “Ver todas as configurações”;
- Navegue até Caixa de Entrada > Tipo de caixa de entrada > Caixa prioritária.
Ficou claro que o gmail para empresas pode se tornar uma ferramenta mais versátil do que se esperava. Além de minimizar erros operacionais também potencializa a resolução dos problemas empresariais cada vez mais constantes e complexos.
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