O Google Workspace, antigo G Suite, é o pacote empresarial de serviços da Google, com ele é possível ter acesso à ferramentas de compartilhamento mais elaboradas, pensadas exclusivamente para possibilitar um bom trabalho em equipe e uma integração melhor entre as atividades do administrador da conta e os outros usuários.
O Google Workspace, possibilita o envio de emails corporativos com características profissionais, entre elas a inserção de assinatura. A assinatura normalmente é programada pelo usuário comum, por meio do seu endereço de email, mas existe uma opção para o administrador padronizar a assinatura através de uma inserção de rodapé.
Neste tutorial vamos te ensinar como inserir assinatura no Gmail das duas maneiras: a primeira em cada email de usuário, através do Gmail, e a segunda através do anexo de rodapé, presente na seção Compliance das configurações avançadas no painel admin do Google Workspace. Vamos lá?
1 – Criando assinatura do Gmail
Para criar uma assinatura do email o usuário deve fazer login utilizando uma conta comum do gmail (exemplo: [email protected], ou em caso de um login de usuário próprio da empresa: [email protected]), em seguida, você deve acessar o ícone de Configurações Rápidas do seu email e selecionar a opção Ver todas as configurações.
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Em seguida, ainda na aba Geral, role a página até aparecer a opção assinaturas:
Se não houver nenhuma assinatura já criada, selecione a opção +Criar Nova.
Nomeie a sua assinatura, por exemplo: “Emails da empresa”, para emails corporativos que você for enviar.
Você poderá ver que a assinatura foi criada, é possível editar a assinatura utilizando a caixa de edição de texto que aparece, conforme a imagem:
Exemplo de texto:
Você pode ver que, abaixo da caixa de edição do texto da sua assinatura, é possível alterar a formatação desse texto, mudando a fonte, a cor, o estilo, e até adicionando links e imagens.
Depois de editar a sua assinatura corporativa, basta salvar as alterações e pronto, ela estará pronta para uso.
1.1 – Gerenciando mais de uma assinatura
É possível ter mais de uma assinaturas criadas, basta selecionar novamente a opção +Criar nova, conforme a imagem abaixo:
Assim, você pode ter uma assinatura diferente para emails pessoais, por exemplo. Depois de criar a assinatura, é possível editá-la através do ícone de lápis ou excluí-la, no ícone de lixeira.
E lembre sempre de salvar as alterações antes de sair da área de configurações.
1.2 – Inserindo e alterando a assinatura no email
Você pode inserir a assinatura no email das seguintes maneiras, primeiro, pode deixar uma assinatura padronizada já nas configurações de assinatura, em Padrões de assinatura, através da marcação das caixas de “Assinatura para novos emails” e “Assinatura para respostas/encaminhamentos”, como na imagem abaixo:
Uma outra maneira de inserir a assinatura no email é escolhendo a assinatura no momento em que está escrevendo o email, basta clicar em +Escrever para escrever o email, e selecionar o ícone da caneta na própria janela de mensagem, como na imagem abaixo:
Ao selecionar o ícone, todas as assinaturas criadas aparecerão, e você poderá escolher na hora a que vai usar. Poderá também adicionar, excluir ou editar alguma das assinaturas, clicando em Gerenciar assinaturas.
Em nosso exemplo, escolhemos a assinatura Emails da empresa, que aparecerá selecionada no corpo da mensagem:
É possível fazer alguma alteração momentânea na assinatura, caso seja necessário. Basta clicar sobre a assinatura e editá-la. Ela será alterada neste email, mas o padrão continuará o mesmo, para modificá-lo você tem que selecionar a opção Gerenciar assinaturas, já apresentada acima.
Pronto, agora a assinatura de usuário já está configurada, mas nesse caso o próprio usuário pode alterá-la, e você também terá que repetir toda essa padronização nos emails de todos os usuários da sua organização que você deseja que tenham a mesma assinatura.
Uma opção para economizar o seu tempo ao configurar a assinatura, e também para garantir que nenhum usuário vai modificar o que você padronizou, é inserir um rodapé de anexo nos emails de todos os usuários, através da sua página de administrador do Google Workspace, te explicaremos melhor como isso funciona a seguir.
2 – Criando assinatura padronizada pelo Gmail Google Workspace.
Ao fazer uma configuração de rodapé para os emails da sua organização, todos os usuários passarão a ter aquele rodapé inseridos nos emails enviados, mas apenas você poderá modificá-los.
Para começar, você realmente deve ter uma conta Google Workspace, pois não é possível acessar esses recursos de um Gmail comum. Você precisará do seu email de administrador (Exemplo: [email protected]) para fazer login no Google Admin Console.
Depois de fazer login, acesse a opção Apps
Seguida da opção Google Workspace
Em seguida, clique duas vezes sobre a opção Gmail
Você terá acesso a seguinte tela:
Deslize as opções até encontrar as Configurações Avançadas
Dentro das configurações avançadas, deslize até Compliance e selecione a opção Anexar rodapé, clique em Configurar
Edite o rodapé utilizando a caixa de texto e as opções de formatação, conforme a imagem abaixo:
Selecione a opção para anexar o rodapé às mensagens enviadas em sua organização, selecione a opção Adicionar configuração.
Save a configuração e pronto, todos os emails enviados através dos usuários cadastrados em sua conta Google Workspace terão este rodapé como anexo.
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