Enquanto alguns especialistas afirmam que o e-mail está com os dias contados, a rotina corporativa está aí para desmentir. Importante ferramenta de comunicação entre empresas, a assinatura de e-mails talvez seja uma das primeiras formas de fazer com que o destinatário saiba um pouco mais sobre você e sua empresa. Para ter certeza de que a correspondência irá chegar ao local certo, é necessária uma série de cuidados. Selecionamos algumas dicas para criar uma assinatura de e-mails eficaz.
Insira informações importantes
As informações importantes (e vitais) para que o destinatário saiba quem você é e como entrar em contato são:
- seu nome;
- a empresa para a qual trabalha, juntamente de seu cargo, função ou atividade profissional;
- formas de entrar em contato (utilize somente as oficiais).
O importante neste momento não é incluir absolutamente todas as possibilidades de contato, mas apenas as principais, as que apresentam maior facilidade de encontrar você. O ideal é que a assinatura de e-mails tenha no máximo três ou quatro linhas, com no máximo 72 caracteres em cada, e sendo a última reservada ao site ou a informações pertinentes da empresa, como endereço (o que for mais relevante para quem o recebe).
Opte pelo simples
Se nos primórdios os e-mails eram compostos apenas por textos, atualmente é uma ferramenta que permite as mais variadas mídias. Porém, muitas empresas e seus departamentos de TI configuram o servidor de e-mail para que este exiba somente o texto. Mesmo softwares atuais podem ser ajustados para não mostrar imagens. Entretanto, se para você ou sua empresa é indispensável mostrar ao menos o logo da companhia, utilize-o somente para isso, deixando todas as informações importantes, como as de contato, em formato de texto.
Seja criativo na sua assinatura de e-mails
Embora a simplicidade seja adequada na sua assinatura de e-mails, isto não significa que precise ser “chata”. Use a criatividade para criar algo que chame a atenção, mas mantendo a seriedade e o profissionalismo exigidos. Modelos para inspiração é que não faltam!
Deixe de fora informações muito pessoais
Algumas informações devem ficar de fora da assinatura de e-mails, como Skype, Facebook Messenger e outros serviços em que você tenha contas pessoais. Também não coloque celular pessoal, citações diversas, suas conquistas profissionais. Evite usar muito o negrito, o itálico e outras formatações de destaque exagerado, bem como fontes rebuscadas, excesso de números de telefone, links para redes sociais (ou caso opte por colocar, que seja apenas a mais importante e que esteja relacionada com sua imagem profissional) e imagens. Outro item que gera controvérsia são as “cláusulas de confidencialidade”, que, se por um lado podem ser importantes para uma empresa, para a maioria só faz com que a correspondência fique mais pesada.
Apesar de serem informações bem óbvias de serem ocultadas, muitos profissionais ainda têm dúvidas e dificuldades em decidir sobre as informações importantes.
Se a vontade de colocar numa assinatura de e-mail várias informações relacionadas à empresa for grande, mantenha sob controle e pense no seu destinatário, quais as informações extremamente necessárias que ele precisa conhecer para entrar em contato ou retornar sua mensagem, caso seja necessário.
Há diversas maneiras de criar uma assinatura de e-mails bacana e eficiente! Você já criou a sua? Deixe seu comentário abaixo dizendo o que achou das nossas dicas.
