O Google Docs é um editor de texto nos moldes do Microsoft Word, com a diferença que funciona na nuvem e você não precisa instalar nenhum programa no seu computador.
Com o avanço do trabalho remoto, a necessidade de ferramentas colaborativas seguras e funcionais aumentou.
Mas desde 2016, o Google Docs já desbancou o rival Word na preferência dos usuários para trabalhos colaborativos.
Vamos entender porque e como aproveitar as melhores funcionalidades desta aplicação para redigir e criar documentos?
Afinal, o que é o Google Docs?
O Google Docs, ou Documentos, faz parte do Workspace, um pacote de aplicações de produtividade gratuitas do Google.
Com o aplicativo, você pode redigir e editar textos, além de criar documentos a partir de modelos de currículos, propostas comerciais, relatórios, entre outros.
Como é hospedado na nuvem, você não precisa se preocupar em salvar o seu texto, pois essa função é automática.
Ou seja, raramente você perderá um trabalho que passou horas fazendo porque esqueceu de salvar ou teve algum problema com queda de energia.
Além disso, também é possível compartilhar o seu projeto com outros colaboradores e editar o documento em tempo real com quem estiver online.
Como usar o Google Docs gratuito?
Para começar a usar o Google Docs gratuito basta ter uma conta do gmail.
Logo após, você pode acessar o endereço https://docs.google.com/ e fazer login na sua conta.
Também é possível acessar o Google Documentos a partir da caixa de entrada do Gmail.
Para isso, basta clicar no ícone ao lado esquerdo na sua foto, no canto superior direito do navegador.
Por último, também dá pra criar um documento a partir do Google Drive clicando no botão “Novo” e, em seguida “Documentos Google”.
Simples, né?
É possível baixar o Google Docs?
Sim!
O Docs possui um aplicativo chamado Documentos Google, que você pode acessar e editar arquivos online de forma colaborativa e em tempo real.
Com 4,8 de avaliação, o app está disponível para Android e IOS, e não ocupa tanto espaço no seu aparelho.
Além disso, com a app instalado no celular, você pode abrir os links do docs e começar a editar os seus documentos online ou offline de onde estiver.
O Google Docs é compatível com o Microsoft Word?
Sim!
Você pode abrir arquivos do Word no Google Docs e também fazer download no formato .docx, compatível com o programa da Microsoft.
Logo após, já é possível abrir o mesmo documento no Word sem problemas.
Além disso, o Google Docs também possui recursos para baixar o arquivo em outros formatos como .pdf, .odt, .txt, .html e .epub.
Para fazer o baixar e converter o documento no formato que quiser, clique em “arquivo” na barra de ferramentas e, em seguida “fazer download”.
5 recursos úteis do Google Docs para empresas
Agora que você já entende o básico sobre como o Google Docs funciona, vamos nos aprofundar e conferir alguns recursos úteis da ferramenta?
1. Criar checklists
Para começar a criar suas próprias listas de tarefas, basta abrir e fechar colchetes [] e pressionar a barra de espaço.
Logo após, uma caixa de seleção totalmente interativa irá aparecer.
Da mesma forma, se preferir acessar o menu, você encontrará listas de verificação em Formato > Marcadores e numeração > Lista de verificação.
2. Inserir caracteres especiais
Se você precisar inserir um caractere especial em seu documento (como uma letra acentuada ou um símbolo), o Google Docs tem uma ferramenta útil que facilita isso.
Para acessar a caixa de diálogo Caracteres especiais, abra um novo documento do Google Docs e clique em Inserir no menu superior.
Em seguida, selecione Caracteres especiais no menu suspenso.
3. Adicionar mais fontes
Às vezes, você pode precisar de uma fonte que não conta na lista inicial do app.
Mas, isso não é um problema quando você utiliza o Google Documentos.
Se a extensa lista de fontes padrão não atender às suas necessidades, você pode adicionar mais.
Para fazer isso, clique na seta suspensa ao lado do nome da fonte na barra de ferramentas superior e selecione “Mais Fontes” na lista.
4. Digitação por Voz
Embora o recurso de digitação por voz do Google Docs seja pouco conhecido, o recurso é bem simples de usar.
Com ele, você pode ditar seu texto no documento sem precisar tocar no teclado.
Então, para utilizar a digitação por voz, basta abrir um novo documento do Google Docs e clicar em Ferramentas no menu superior.
Em seguida, selecione Digitação por voz no menu.
Você pode clicar no ícone do microfone na barra de ferramentas que aparece ou pressionar Ctrl + Shift + S (Cmd + Shift + S em um Mac) para começar a ditar.
5. Criar tabelas a partir de modelos
Criar uma tabela simples é fácil no Google Docs. Escolha quantas linhas e colunas você deseja e pronto.
Além disso, o Google adicionou alguns modelos bem úteis que você pode explorar, como:
- Um roadmap de produto;
- Uma tabela de ativos de projeto;
- Uma tabela para controle de revisões;
- Controle de conteúdos de lançamentos.
Finalmente, para criar a sua, clique em inserir > tabela > modelos de tabela.
Por que usar o Google Docs na empresa é um bom negócio?
Adotar o Google Docs como principal ferramenta para criar e editar documentos no seu escritório tem as suas vantagens.
Além daquelas óbvias que já descrevemos aqui, podemos citar:
- Acesso offline: os usuários podem acessar seus documentos offline, permitindo que trabalhem em documentos mesmo quando não estão conectados à internet.
- Integração com outras ferramentas do Google: o app pode ser facilmente integrado com outras ferramentas do Google, como o Google Drive, o Google Sheets e o Google Slides.
- Histórico de revisão: você pode manter um histórico de todas as alterações feitas em um documento, permitindo que os usuários vejam o que mudou e quando.
- Comentários e sugestões: os usuários podem fazer comentários e sugestões em documentos, permitindo que a equipe compartilhe feedback e ideias facilmente.
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