O Google Vault é um complemento de governança bastante útil, porém ainda desconhecido pela maioria dos usuários do Workspace.
Se você sofre para pesquisar e exportar dados, ou encontrar arquivos que foram enviados para a lixeira por algum usuário, então o Google Vault é para você.
Muito além de um backup, o Vault é uma solução de segurança digital que facilita a governança dos dados da sua organização.
Por isso, neste artigo vamos mostrar o que é o Google Vault, como funciona e porque você deveria considerar utilizar essa ferramenta na sua empresa.
Vamos lá?
O que e o Vault Google?
O Google Vault é uma ferramenta de retenção e busca de arquivos para o Google Workspace.
Este complemento ajuda você a gerenciar sua governança de informações ao reter, armazenar, pesquisar e exportar seus dados.
Através do vault, você pode recuperar e acessar facilmente mensagens do Gmail corporativo dos seus colaboradores, arquivos do Drive e outras informações das aplicações do Google Workspace.
No geral, o Google Vault pode ajudar você a:
Note que é muito importante definir com cuidado quem terá acesso de administrador do Google Vault, pois é possível exportar os dados da empresa com facilidade.
Quais as principais funções do Google Vault?
O Google Vault tem, pelo menos, 5 funcionalidades principais. São elas:
Manutenção
você pode escolher por quanto tempo determinados tipos de dados podem permanecer na sua conta.
Isso permite manter em segurança todos os dados em sua conta e de seus funcionários até que o período de retenção passe, após o qual os dados podem ser removidos.
Retenção
Se desejar, você pode colocar uma “retenção legal” em dados ou arquivos específicos para evitar que sejam excluídos, seja por você ou por usuários em sua conta do Google Workspace.
Embora você possa definir quantas regras personalizadas desejar, só pode aplicar uma regra de retenção padrão para cada um dos seus serviços do Google.
Além disso, as regras padrão não podem ser aplicadas a nenhuma conta ou período de tempo específico.
Pesquisa
Com o Vault, você também pode pesquisar nos arquivos e dados de todas as contas associadas ao Google Workspace.
Isso serve para encontrar aquela mensagem específica, documento ou bate-papo que você precisa para um caso legal ou para resolver um problema da empresa.
Exportação
Logo após encontrar os dados que procurava, você pode exportá-los facilmente como um arquivo utilizável e enviá-los ao seu setor jurídico, por exemplo – ou outros indivíduos relevantes.
Auditoria
Os relatórios de auditoria fornecem o rastreamento exato de todas as atividades realizadas por um usuário em sua conta.
Isso pode ser útil se você precisar fornecer provas ou provas em um caso ou ação judicial – ou outras questões legais.
Como o Google Vault funciona, na prática?
Imagine que um colaborador importante foi desligado da sua organização e você precisa encontrar arquivos no Google Drive que somente ele tinha acesso.
Com a função de retenção de dados do Google Vault, mesmo que o arquivo tenha sido jogado na lixeira, é possível encontrar.
Além disso, as regras são personalizáveis, definidas por você. Por exemplo, vamos supor que alguém vazou um dado importante para a sua organização.
Com o Vault é possível determinar quem enviou um e-mail contendo dados sigilosos, sem precisar verificar cada conta isoladamente.
Entretanto, diferente do que se imagina, o Google Vault não é uma simples ferramenta de backup de e-mail.
Assim, a sua cobertura e recursos vão além, permitindo que ao administrador reter, pesquisar e excluir dados de:
Quem pode usar o Vault do Google?
Para começar a usar o Vault na sua empresa é necessário possuir uma licença do Google Workspace compatível com a ferramenta.
A boa notícia é que o Google Vault já está incluso nas versões Business Plus e Enterprise do Google Workspace.
Portanto, você não precisará comprar licenças adicionais para a sua organização, a menos que queira fazer um upgrade.
Como começar a usar o Vault?
Acessar o Google Vault é bastante simples. Basta ir para https://vault.google.com e fazer login com a sua conta de administrador do Google Workspace.
Logo depois, você já pode fazer pesquisas, aplicar filtros de retenção, proteger arquivos ou encontrar informações importantes para a sua organização.
Por que ter o Google Vault na sua empresa?
Organizações que prezam pela segurança da informação e buscam por dispositivos que melhorem a governança de dados podem encontrar no Google Vault um grande aliado.
Isso porque o Vault é uma importante ferramenta de segurança digital, já que as suas funções vão além do backup de e-mails corporativos.
Dessa forma, empresas que lidam com dados sigilosos e possuem um grande volume de colaboradores podem contar com o Vault para otimizar o gerenciamento de dados.
É possível, por exemplo, definir regras para retenção de arquivos excluídos por palavras-chave e exportar os dados com facilidade.
Logo, se você deseja elevar o seu nível de gerenciamento e segurança da informação, deveria considerar utilizar o Google Vault.
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