Em tempos de debates sobre a privacidade na internet, a política de e-mail corporativo torna-se um item obrigatório para qualquer organização séria.
Essa política tem um propósito: assegurar que todas as informações enviadas através da conta de e-mail empresarial são de propriedade da empresa.
Ou seja, quando o colaborador for desligado, ele perderá todo o seu acesso e é por isso, que tudo precisa estar bem claro.
Neste artigo, você confere tudo sobre a política de e-mail corporativo, para que serve, como personalizar e algumas regras jurídicas sobre a conta. Vamos lá?
Como funciona o e-mail corporativo?
Quando uma empresa compra o domínio de um site, geralmente adquire junto uma conta de e-mail corporativo.
Ele funciona da mesma forma que um e-mail pessoal, com a diferença de que o nome da sua empresa estará no domínio, por exemplo: joao@hostbits.com.br
Entre outros benefícios, um e-mail corporativo garante:
- Customização e domínio;
- Autoridade para a empresa;
- Endereços personalizados;
- Controle de conteúdo enviado;
- Possibilidade de monitoramento.
Política de e-mail corporativo, o que é?
Muitos ainda não se dão conta dos problemas que uma simples troca de mensagens via e-mail pode gerar.
Diante disso, a política de e-mail corporativo surge para garantir a transparência, segurança e responsabilidade sobre os dados compartilhados através da plataforma.
Empresas que não possuem uma política clara ou até mesmo possuem, mas não comunicam aos seus funcionários podem ter problemas futuros com a legislação, sobretudo quando a nova LGPD entrar em vigor.
Portanto, entenda a política de e-mail corporativo como um item obrigatório que a sua empresa deve ter e compartilhar com os demais colaboradores.
O que diz a lei sobre a política de uso do email?
Dúvidas sobre as políticas de utilização de e-mail são comuns na maioria das empresas.
Embora a vigência da nova Lei Geral de Proteção de Dados tenha sido adiada de janeiro para agosto de 2021 , os questionamentos sobre regras para e-mails corporativos aumentaram:
Afinal, o que a sua organização pode ou não fazer?
Confira abaixo:
É possível monitorar a caixa de e-mail dos funcionários?
O e-mail pessoal é entendido como conteúdo privado e não pode ser monitorado pela empresa, mesmo que seja acessado no ambiente de trabalho.
A mesma coisa não acontece com o e-mail corporativo: a organização você pode sim realizar o monitoramento, desde que informe sobre as políticas da empresa previamente.
Há casos em que o funcionário utiliza o e-mail empresarial de má-fé, ferindo os valores da empresa, por exemplo.
Sendo assim, ele pode até ser responsabilizado judicialmente pelos seus atos.
Como a LGPG vai influenciar na política de e-mail corporativo?
A LGPD surgiu justamente para garantir mais transparência na coleta e armazenamento de dados digitais.
Dessa forma, há uma norma que determina que as empresas devem informar aos funcionários sobre a manutenção de qualquer tipo de informação.
Ou seja, a recomendação é que a organização deixe claro, preferencialmente no contrato de trabalho sobre o que é ou não permitido no ambiente corporativo. Isso inclui a política de e-mail corporativo.
Exemplo de Política de e-mail corporativo
A sua empresa ainda não possui uma política de utilização para o e-mail corporativo?
Então confira abaixo alguns pontos fundamentais deste documento:
- Propósito da política de uso;
- O que é proibido;
- Cuidados necessários;
- Dicas de etiqueta sobre o uso pessoal do e-mail corporativo;
- Assinatura do Funcionário.
Abaixo, você pode conferir um exemplo simples de política de utilização. Aproveite para copiar, personalizar e elaborar a sua:
Essa política tem como propósito assegurar o uso apropriado do E-mail Corporativo da [Empresa].
- Toda e qualquer mensagem distribuída pelo e-mail da empresa são de propriedade da [Empresa].
- Sua caixa de entrada corporativa pode ser monitorada sem que haja notificação prévia caso a [Empresa] achar necessário.
- Havendo evidências de que você não está aderindo às regras citadas nessa política, a empresa terá o direito de tomar as medidas cabíveis, incluindo demissão e/ou ação judicial.
- Caso haja alguma dúvida ou comentário sobre essa Política de uso de e-mail, entre em contato com o RH.
É estritamente proibido:
§ Enviar e-mails contendo comentários ofensivos, racistas, sexistas ou obscenos. Se você receber algum e-mail dessa natureza, o envie imediatamente para o RH.
§ Compartilhar mensagens ou anexo pertencente à outro funcionário sem obter primeiro a permissão desta pessoa.
§ Enviar Spam ou “correntes”.
§ Falsificar ou tentar forjar mensagens de e-mail, disfarçar ou tentar disfarçar sua identidade ao enviar um e-mail.
Cuidados necessários
Evite enviar informações confidenciais/pessoais, pois eventualmente serão interceptadas.
Evite abrir mensagens de destinatários suspeitos de modo a evitar que o sistema de e-mails seja infectado por alguma ameaça digital.
Recomendamos que você utilize uma identificação digital ou uma assinatura padrão de conhecimento prévio por seus colegas de trabalho, citando seu nome completo e função.
Uso Pessoal
Apesar de o sistema de e-mail da Empresa ser para assuntos do Negócio, a [Empresa] permite o uso pessoal caso isto não interferir com o trabalho a ser executado.
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