Política de e-mail corporativo: as regras que todo gestor deveria saber

Em tempos de debates sobre a privacidade na internet, a política de e-mail corporativo torna-se um item obrigatório para qualquer organização séria.

Essa política tem um propósito: assegurar que todas as informações enviadas através da conta de e-mail empresarial são de propriedade da empresa.

Ou seja, quando o colaborador for desligado, ele perderá todo o seu acesso e é por isso, que tudo precisa estar bem claro.

Neste artigo, você confere tudo sobre a política de e-mail corporativo, para que serve, como personalizar e algumas regras jurídicas sobre a conta. Vamos lá?

Como funciona o e-mail corporativo?

Quando uma empresa compra o domínio de um site, geralmente adquire junto uma conta de e-mail corporativo

Ele funciona da mesma forma que um e-mail pessoal, com a diferença de que o nome da sua empresa estará no domínio, por exemplo: joao@hostbits.com.br

Entre outros benefícios, um e-mail corporativo garante:

  • Customização e domínio;
  • Autoridade para a empresa;
  • Endereços personalizados;
  • Controle de conteúdo enviado;
  • Possibilidade de monitoramento.

Política de e-mail corporativo,  o que é?

Muitos ainda não se dão conta dos problemas que uma simples troca de mensagens via e-mail pode gerar. 

Diante disso, a política de e-mail corporativo surge para garantir a transparência, segurança e responsabilidade sobre os dados compartilhados através da plataforma.

Empresas que não possuem uma política clara ou até mesmo possuem, mas não comunicam aos seus funcionários podem ter problemas futuros com a legislação, sobretudo quando a nova LGPD entrar em vigor.

Portanto, entenda a política de e-mail corporativo como um item obrigatório que a sua empresa deve ter e compartilhar com os demais colaboradores.

O que diz a lei sobre a política de uso do email?

Dúvidas sobre as políticas de utilização de e-mail são comuns na maioria das empresas.

Embora a vigência da nova Lei Geral de Proteção de Dados tenha sido adiada de janeiro para agosto de 2021 , os questionamentos sobre regras para e-mails corporativos aumentaram:

Afinal, o que a sua organização pode ou não fazer?

Confira abaixo:

É possível monitorar a caixa de e-mail dos funcionários?

política-de-e-mail-corporativo

O e-mail pessoal é entendido como conteúdo privado e não pode ser monitorado pela empresa, mesmo que seja acessado no ambiente de trabalho.

A mesma coisa não acontece com o e-mail corporativo: a organização você pode sim realizar o monitoramento, desde que informe sobre as políticas da empresa previamente. 

Há casos em que o funcionário utiliza o e-mail empresarial de má-fé, ferindo os valores da empresa, por exemplo.

Sendo assim, ele pode até ser responsabilizado judicialmente pelos seus atos.

Como a LGPG vai influenciar na política de e-mail corporativo?

A LGPD surgiu justamente para garantir mais transparência na coleta e armazenamento de dados digitais. 

Dessa forma, há uma norma que determina que as empresas devem informar aos funcionários sobre a manutenção de qualquer tipo de informação.

Ou seja, a recomendação é que a organização deixe claro, preferencialmente no contrato de trabalho sobre o que é ou não permitido no ambiente corporativo. Isso inclui a política de e-mail corporativo.

Exemplo de Política de e-mail corporativo

A sua empresa ainda não possui uma política de utilização para o e-mail corporativo?

Então confira abaixo alguns pontos fundamentais deste documento:

Abaixo, você pode conferir um exemplo simples de política de utilização. Aproveite para copiar, personalizar e elaborar a sua:

Essa política tem como propósito assegurar o uso apropriado do E-mail Corporativo da [Empresa].

  • Toda e qualquer mensagem distribuída pelo e-mail da empresa são de propriedade da [Empresa].
  • Sua caixa de entrada corporativa pode ser monitorada sem que haja notificação prévia caso a [Empresa] achar necessário.
  • Havendo evidências de que você não está aderindo às regras citadas nessa política, a empresa terá o direito de tomar as medidas cabíveis, incluindo demissão e/ou ação judicial.
  • Caso haja alguma dúvida ou comentário sobre essa Política de uso de e-mail, entre em contato com o RH.

É estritamente proibido:

§    Enviar e-mails contendo comentários ofensivos, racistas, sexistas ou obscenos. Se você receber algum e-mail dessa natureza, o envie imediatamente para o RH.

§       Compartilhar mensagens ou anexo pertencente à outro funcionário sem obter primeiro a permissão desta pessoa.

§         Enviar Spam ou “correntes”.

§          Falsificar ou tentar forjar mensagens de e-mail, disfarçar ou tentar disfarçar sua identidade ao enviar um e-mail.

Cuidados necessários

Evite enviar informações confidenciais/pessoais, pois eventualmente serão interceptadas.

Evite abrir mensagens de destinatários suspeitos de modo a evitar que o sistema de e-mails seja infectado por alguma ameaça digital.

Recomendamos que você utilize uma identificação digital ou uma assinatura padrão de conhecimento prévio por seus colegas de trabalho, citando seu nome completo e função.

Uso Pessoal

Apesar de o sistema de e-mail da Empresa ser para assuntos do Negócio, a [Empresa] permite o uso pessoal caso isto não interferir com o trabalho a ser executado.

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Você ainda tem acesso a um chat integrado, além de ter acesso a recursos como o controle de horários para evitar processos trabalhistas.

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