Google Workspace para escritórios de contabilidade: vale a pena?

Google Workspace para escritórios de contabilidade: será que as ferramentas do Google suportam o volume e garantem segurança e confiabilidade para empresas do setor que lidam com uma enorme quantidade de dados confidenciais diariamente?

A resposta é sim.

E não é novidade, empresas de contabilidade de todo o Brasil sempre utilizaram as ferramentas do Google como o gmail e drive para organizar os seus negócios.

O que acontece agora, é que com a pandemia os modelos de trabalho remoto e híbrido passaram a fazer parte da rotina dos escritórios de contabilidade e o Google Workspace é uma ferramenta fundamental para organizar os seus processos.

Confira neste artigo porque contratar o Google Workspace para escritórios de contabilidade é uma decisão acertada!

Por que o Google Workspace é uma boa opção para escritórios de contabilidade?

Escritórios contábeis que aderiram ao home office ou modelo de trabalho híbrido podem contar com as ferramentas do Google para diversas tarefas de rotina.

Dessa forma, o Google Workspace para escritórios de contabilidade permite, entre outras coisas:

  • Construir modelos financeiros para avaliar projetos
  • Mostrar flutuações usando tabelas dinâmicas ou gráficos em cascata
  • Elaborar propostas de orçamento
  • Criar demonstrações financeiras e orçamentos com modelos
  • Fazer um brainstorm em tempo real sobre estratégias de orçamento para um cliente
  • Conduzir pesquisas internas
    Guardar todos os seus arquivos importantes na nuvem de forma segura

Empresas contábeis e home office, um tabu que precisa ser quebrado

De acordo com pesquisa divulgada pelo IBGE, o percentual de empresas do setor financeiro que aderiu ao home office foi de 38,8%. Um número ainda tímido, mas relevante para um setor tradicional, burocrático e acostumado ao dia a dia no escritório.

Sabemos que gestores de escritórios de contabilidade ainda apresentam resistência ao modelo remoto de trabalho.

Entretanto, quem deseja evitar o risco de perder clientes, reduzir custos e manter a produtividade em alta deve repensar os seus processos e garantir que tudo ocorra bem quando for preciso adotar o trabalho remoto.

Portanto, é importante direcionar os esforços de gestão para ferramentas que facilitam o trabalho das equipes, permitem a colaboração e organizam o seu escritório na nuvem, como o Google Workspace.

O Workspace é mesmo seguro e confiável para escritórios de contabilidade?

Seja você dono ou representante de um grande ou pequeno escritório de contabilidade, a preocupação com a segurança de dados corporativos é genuína.

Afinal, ter dados hospedados em um servidor local, com acesso apenas na sua empresa garantia que informações confidenciais fossem mantidas seguras.

Bem, sabemos que isso não é uma verdade, pois é preciso estar sempre de olho em questões de cibersegurança, mesmo que seu escritório não trabalhe em rede.

Então, porque não contar com um parceiro que está em constante renovação sobre questões relacionadas à segurança de dados dos usuários?

A Google está sempre aprimorando e desenvolvendo novos dispositivos de segurança para proteger os dados das empresas e clientes.

A empresa apresentou recentemente a próxima atualização do Google Workspace, incluindo novos recursos de segurança e privacidade, como criptografia, regras de confiança para rótulos do Drive, bem como proteção aprimorada contra phishing e malware.

Assim, com o auxílio de um parceiro certificado você pode expor as demandas do seu escritório e contratar um plano adequado às suas necessidades de privacidade.

“Quais aplicativos do Google Workspace são ideais para o meu escritório de contabilidade?”

google workspace para escritórios de contabilidade

Quando uma empresa contrata qualquer plano do Google Workspace, todos os colaboradores passam a ter acesso a um endereço de e-mail personalizado, espaço no drive, além de acesso às ferramentas do Google:

  • Documentos;
  • Planilhas;
  • Apresentações;
  • Meet, entre outras.

Dessa forma, é possível utilizar as ferramentas de forma colaborativa, ou seja, você decide quem terá acesso aos documentos.

Além disso, o seu escritório de contabilidade terá um espaço na nuvem, online e disponível a partir de qualquer dispositivo, onde você poderá disponibilizar arquivos importantes, como contratos, dados de clientes e modelos de documentos.

Ferramentas como o Documentos vão permitir a criação de contratos, relatórios, além de fichas de clientes, por exemplo.

Enquanto isso, com o Google Planilhas, você terá acesso a praticamente todos os recursos do Microsoft Excel, de forma mais simples e colaborativa.

“Estamos acostumados com o Excel, o Google Sheets vai atender às necessidades do meu escritório contábil?”

Essa é uma pergunta comum dos escritórios. Sim, o Google Planilhas é perfeitamente viável para armazenar movimentações financeiras e dados como notas fiscais e impostos dos seus clientes.

Além de ser compatível com o Excel – você pode abrir arquivos neste formato normalmente no Google Planilhas – a ferramenta é fácil de utilizar e permite a aplicação de fórmulas, assim como no Excel.

A diferença é que tudo estará hospedado na nuvem. Dessa forma, os salvamentos são automáticos e você poderá acessar um histórico de modificação para verificar quem foi a última pessoa que modificou o documento.

Migre agora o seu escritório de contabilidade para o Workspace!

Então o Google Workspace para escritórios de contabilidade é seguro e repleto de vantagens. Mas você deve estar se perguntando:

“Será que a migração é muito complicada? O que eu faço agora?”

Para dar adeus de vez àqueles documentos que sempre estavam corrompidos, pen-drives que contaminavam os computadores da sua empresa com vírus basta contar com a Hostbits.

Somos parceiros certificados do Google Workspace e podemos te auxiliar na missão de migrar os seus dados para o Workspace sem problemas.

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